L’erreur la plus coûteuse dans les projets d’automatisation : transformer des work-arounds en code

Quand on parle d’automatisation, la discussion tourne presque toujours autour des outils.

Quel logiciel utiliser.
Quel modèle d’IA intégrer.
Quel processus automatiser en premier.

Mais dans la réalité, une des parties les plus importantes d’un projet d’automatisation n’a rien à voir avec la technologie.

C’est de comprendre pourquoi un processus existe à la base.

Processus vs work-arounds

Dans la plupart des entreprises, on trouve beaucoup de choses qui semblent être des processus bien établis.

Ils sont documentés.
Ils sont enseignés aux nouveaux employés.
Ils sont défendus quand on les remet en question.

Mais plusieurs de ces « processus » n’en sont pas vraiment.

Ce sont des work-arounds.

Ils existent parce qu’à un moment donné :

• le bon logiciel n’existait pas
• les outils en place étaient trop rigides
• les systèmes ne communiquaient pas entre eux
• les rapports n’étaient pas fiables
• les contrôles devaient être faits manuellement

Alors les gens se sont adaptés.

Ils ont ajouté des étapes.
Dupliqué des données.
Introduit des validations, des fichiers Excel, des courriels, des approbations.

Et ces adaptations fonctionnaient — dans les contraintes de l’époque.

Avec le temps, elles sont devenues normales.

Le vrai risque en automatisation

Le plus grand risque dans un projet d’automatisation, ce n’est pas d’automatiser la mauvaise chose.

C’est de reproduire un work-around en logiciel alors que ce work-around n’a plus de raison d’exister.

Ça arrive souvent quand on pose la question :

« Comment automatiser ce qu’on fait aujourd’hui ? »

au lieu de :

« Si on avait les bons outils aujourd’hui, est-ce qu’on ferait encore ça comme ça ? »

Quand de nouveaux systèmes arrivent — ERP modernes, intégrations, APIs, plateformes d’automatisation — la contrainte originale disparaît souvent.

Mais la pratique reste.

Et c’est là que les projets échouent silencieusement.

Pas parce que l’automatisation est mal faite.
Pas parce que la technologie est mauvaise.

Mais parce qu’on a figé un problème qui aurait dû disparaître.

Un exemple concret

J’ai vu des équipes ressaisir manuellement les mêmes données dans plusieurs systèmes « pour le contrôle ».

Factures copiées d’un système à l’autre.
Statuts mis à jour à la main.
Fichiers Excel utilisés comme source de vérité.

Quand on demande pourquoi, la réponse est souvent :

« C’est pour éviter les erreurs. »

Mais en creusant un peu, la vraie raison apparaît :

• les systèmes n’étaient pas intégrés
• les données n’étaient pas fiables
• les rapports arrivaient en retard ou étaient incomplets

La ressaisie manuelle n’était pas le processus.

C’était le work-around.

Une fois que des intégrations fiables sont en place et que les données circulent correctement, toute cette pratique devrait disparaître.

Au lieu de ça, plusieurs équipes essaient d’automatiser la ressaisie.

À ce moment-là, on ne modernise pas l’entreprise.
On transforme une vieille contrainte en code permanent.

Pourquoi ça fait ou défait un projet

L’automatisation amplifie la structure existante.

Si la structure est saine, l’automatisation crée du levier.
Si la structure est un work-around, l’automatisation la fossilise.

C’est pour ça que deux projets avec les mêmes outils et le même budget peuvent avoir des résultats complètement différents.

La différence, ce n’est pas la vitesse d’exécution.

C’est le diagnostic.

Les équipes qui réussissent prennent le temps de distinguer :

• ce qui existe parce que c’est réellement nécessaire
• de ce qui existe parce que les logiciels étaient mauvais

Cette distinction est subtile, parfois inconfortable, souvent politique.

Mais elle est essentielle.

La bonne question à poser

Avant d’automatiser quoi que ce soit, la question la plus importante n’est pas :

« Comment peut-on aller plus vite ? »

Mais plutôt :

« Si on concevait ce processus aujourd’hui, avec les outils qu’on a maintenant, est-ce que cette étape existerait encore ? »

Si la réponse est non, ne l’automatisez pas.

Redesignez-la.

Parce que le but de l’automatisation n’est pas de préserver le passé.
C’est d’éliminer les contraintes qui l’ont créé.